Obligaciones de los sujetos obligados
Las principales obligaciones de los Sujetos obligados establecidas por la normativa en materia de prevención y lucha contra el blanqueo de dinero o valores y la financiación del terrorismo son:
Estudio de riesgo individual (ERI)
Los sujetos obligados deben disponer de su Estudio de Riesgo Individual (ERI) que es un documento de análisis de los riesgos y vulnerabilidades en materia de BC/FT a los que está expuesto. El objetivo de este análisis es que el sujeto obligado identifique todos los riesgos inherentes de su negocio y ponga en funcionamiento las medidas de mitigación de estos riesgos. Es de primordial importancia que los resultados obtenidos reflejen la realidad de la empresa, es decir, sean adaptados a la complejidad y el tamaño del negocio y estén documentados.
Políticas internas y procedimientos de control
La normativa andorrana en materia de prevención de blanqueo establece que los sujetos obligados deben disponer de políticas y procedimientos de control internos, que se plasmen en un documento escrito, que se encuentre a disposición de los empleados y que en él se establezca la política de aceptación de clientes, la descripción de medidas de debida diligencia, indicadores de operaciones sospechosas o inhabituales, procedimientos internos de comunicación, etc.
Los procedimientos de control deben ser aprobados por la alta dirección y las políticas internas, requieren, además de esta aprobación, la del órgano de administración.
Designación del Órgano de Control Interno y de Comunicación (OCIC)
Una de las obligaciones de los sujetos obligados es designar un Órgano de Control Interno y Comunicación (OCIC) que es el órgano encargado de elaborar la política interna, de formación, la evaluación de riesgos y la evaluación de la eficacia del sistema de mitigación de riesgos, entre otros. Para llevar a cabo sus tareas el OCIC debe disponer de la autoridad y los recursos necesarios para establecer un programa eficaz de prevención y lucha contra el blanqueo de dinero o valores y la financiación del terrorismo y, por tanto, debe tener capacidad y conocimiento relativos al sujeto obligado ya la normativa aplicable.
Se pueden diferenciar dos supuestos de OCIC en función del tipo de sujeto obligado:
i) Si es una persona física titular de la actividad, tendrá la consideración de OCIC de forma predeterminada;
ii) Si, en cambio, el sujeto obligado es una persona jurídica, el OCIC puede ser de carácter unipersonal como colegiado en función de la estructura, la complejidad y el tamaño del negocio.
Designación del representante ante la UIFAND
Conjuntamente con la comunicación de la composición de la OCIC, el sujeto obligado debe designar el representante ante la UIFAND y comunicarlo a esta Unidad mediante el mismo Formulario de designación de la OCIC y del representante.
Sus únicas funciones son:
• Efectuar las declaraciones de sospecha; y
• Recibir las solicitudes y requerimientos de la UIFAND.
Medidas de diligencia debida
Las medidas de diligencia debida constituyen un proceso esencial a la hora de prevenir y luchar contra el BC/FT. Mediante este proceso, el sujeto obligado recopila, actualiza y conserva toda la información y documentación relevante de su cliente. El sujeto obligado debe determinar el alcance de las medidas de diligencia debida en función del riesgo teniendo en cuenta, entre otros, el volumen de las operaciones, el propósito y la duración de la relación de negocio.
Seguimiento de la relación de negocio
En caso de relación continuada con el cliente, el sujeto obligado debe prever unos procedimientos para supervisar el comportamiento del cliente, analizarlo y graduar el nivel de riesgo que se le atribuyó inicialmente, si fuera necesario. En este sentido, el sujeto obligado debe tener identificada la actividad normal y razonable del cliente y crear mecanismos que alerten de las posibles desviaciones de la operativa habitual, operaciones inusuales o sospechosas.
Es altamente recomendable reflejar el seguimiento de los clientes en documentos escritos.
Formación
Se debe impartir formación en prevención de blanqueo y financiación del terrorismo a las personas que se relacionan directamente con el cliente, las que participan en las operaciones relacionadas con el cliente, a todos los responsables de poner en funcionamiento las políticas y procedimientos de BC/FT y a todos los miembros de los órganos directivos.
El contenido de la formación debe incluir conocimiento general de los conceptos de BC/FT, políticas y procedimientos de la entidad, DOS, identificación y verificación de la identidad de los clientes y los beneficiarios efectivos, custodia de la documentación, KYC, OCIC, indicadores de riesgo del sector, etc. y, en todo caso, exponer información actualizada y adaptada al puesto de trabajo y exposición al riesgo.
Conservación de la documentación
La normativa andorrana establece un plazo de conservación de la documentación relativa a la materia en prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, durante un mínimo de 10 años. Esta documentación debe incluir datos e información obtenida del cliente, justificantes y registros de las transacciones y operaciones, información de las cuentas y correspondencia comercial. Del mismo modo, el sujeto obligado también debe conservar copia de todos los documentos relativos a los análisis realizados en relación a los clientes, cuando se detecten operaciones inhabituales, así como en caso de presentar una DOS, y todas las comunicaciones de infracciones internas.
Obligación de declaración de operación sospechosa (DOS)
Una declaración de operación sospechosa (DOS) es un escrito que realiza el sujeto obligado a la UIFAND a iniciativa propia para comunicar una operación o proyecto de operación relativo a fondos de los que tenga certeza o conozca, tenga sospechas o motivos razonables para considerar que podrían estar relacionados con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. Este escrito se hará siguiendo unas instrucciones y presentarse rellenando el formulario previsto para tal efecto.
Medidas restrictivas
Los sujetos obligados deben asegurarse de que ninguna de las personas con las que mantienen algún tipo de relación de negocio aparecen en la Lista de las Naciones Unidas. Listas que son públicas con el fin de que todos puedan cumplir con las medidas restrictivas que se derivan.
Estas medidas restrictivas se aplicarán de manera rápida y eficaz a fin de que el esfuerzo dirigido a combatir el terrorismo y su financiación y la financiación de armas de destrucción masiva sea efectivo.
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