Obligacions dels subjectes obligats
Les principals obligacions dels Subjectes obligats establertes per la normativa en matèria de prevenció i lluita contra el blanqueig de diners o valors i el finançament del terrorisme són:
Estudi de risc individual (ERI)
Els subjectes obligats han de disposar del seu Estudi de Risc Individual (ERI) que és un document d'anàlisi dels riscos i vulnerabilitats en matèria de BC/FT als que està exposat. L'objectiu d'aquesta anàlisi és que el subjecte obligat identifiqui tots els riscos inherents del seu negoci i posi en funcionament les mesures de mitigació d'aquests riscos. És de primordial importància que els resultats obtinguts reflecteixin la realitat de l'empresa, és a dir, siguin adaptats a la complexitat i la grandària del negoci i estiguin documentats.
Polítiques internes i procediments de control
La normativa andorrana en matèria de prevenció de blanqueig estableix que els subjectes obligats han de disposar de polítiques i procediments de control interns, que es plasmin en un document escrit, que es trobi a disposició dels empleats i que en ell s'estableixi la política d'acceptació de clients, la descripció de mesures de deguda diligència, indicadors d'operacions sospitoses o inhabituals, procediments interns de comunicació, etc.
Els procediments de control han de ser aprovats per l'alta direcció i les polítiques internes, requereixen, a més a més d'aquesta aprovació, la de l'òrgan d'administració.
Designació de l'Òrgan de Control Intern i de Comunicació (OCIC)
Una de les obligacions dels subjectes obligats és designar un Òrgan de Control Intern i Comunicació (OCIC) que és l'òrgan encarregat d'elaborar la política interna, de formació, l'avaluació de riscos i l'avaluació de l'eficàcia del sistema de mitigació de riscos, entre altres. Per dur a terme les seves tasques l'OCIC ha de disposar de l'autoritat i dels recursos necessaris per establir un programa eficaç de prevenció i lluita contra el blanqueig de diners o valors i el finançament del terrorisme i, per tant, ha de tenir capacitat i coneixement relatius al subjecte obligat i a la normativa aplicable.
Es poden diferenciar dos supòsits d'OCIC en funció del tipus de subjecte obligat:
i) Si és una persona física titular de l'activitat, tindrà la consideració d'OCIC per defecte;
ii) Si, en canvi, el subjecte obligat és una persona jurídica, l'OCIC pot tenir tant caràcter unipersonal com col·legiat en funció de l'estructura, la complexitat i la grandària del negoci.
Designació del representant davant de la UIFAND
Conjuntament amb la comunicació de la composició de l'OCIC, el subjecte obligat ha de designar el representant davant de la UIFAND i comunicar-lo a aquesta Unitat mitjançant el mateix Formulari de designació de l'OCIC i del representant.
Les seves úniques funcions són:
• Efectuar les declaracions de sospita; i
• Rebre les sol·licituds i requeriments de la UIFAND.
Mesures de diligència deguda
Les mesures de diligència deguda constitueixen un procés essencial a l'hora de prevenir i lluitar contra el BC/FT. Mitjançant aquest procés, el subjecte obligat recopila, actualitza i conserva tota la informació i documentació rellevant del seu client. El subjecte obligat ha de determinar l'abast de les mesures de diligència deguda en funció del risc tenint en compte, entre d'altres, el volum de les operacions, el propòsit i la durada de la relació de negoci.
Seguiment de la relació de negoci
En cas de relació continuada amb el client, el subjecte obligat ha de preveure uns procediments per supervisar el comportament del client, analitzar-ho i graduar el nivell de risc que se l'hi va atribuir inicialment, si fos necessari. En aquest sentit, el subjecte obligat ha de tenir identificada l'activitat normal i raonable del client i crear mecanismes que alertin de les possibles desviacions de l'operativa habitual, operacions inusuals o sospitoses.
És altament recomanable reflectir el seguiment dels clients en documents escrits.
Formació
S'ha d'impartir formació en prevenció de blanqueig i finançament del terrorisme a les persones que es relacionen directament amb el client, les que participen en les operacions lligades amb el client, a tots el responsables de posar en funcionament les polítiques i procediments de BC/FT i a tots els membres dels òrgans directius.
El contingut de la formació ha d'incloure coneixement general dels conceptes de BC/FT, polítiques i procediments de l'entitat, DOS, identificació i verificació de la identitat dels clients i els beneficiaris efectius, custòdia de la documentació, KYC, OCIC, indicadors de risc del sector, etc. i, en tot cas, exposar informació actualitzada i adaptada al lloc de treball i exposició al risc.
Conservació de la documentació
La normativa andorrana estableix un termini de conservació de la documentació relativa a la matèria en prevenció de blanqueig de capitals i finançament del terrorisme, durant un mínim de 10 anys. Aquesta documentació ha d'incloure dades i informació obtinguda del client, justificants i registres de les transaccions i operacions, informació dels comptes i correspondència comercial. De la mateixa manera, el subjecte obligat també ha de conservar còpia de tots els documents relatius a les anàlisis realitzades en relació als clients, quan es detectin operacions inhabituals, així com en cas de presentar una DOS, i totes les comunicacions d'infraccions internes.
Obligació de declaració d'operació sospitosa (DOS)
Una declaració d'operació sospitosa (DOS) és un escrit que realitza el subjecte obligat a la UIFAND a iniciativa pròpia per comunicar una operació o projecte d'operació relatiu a fons dels que tingui certesa o conegui, tingui sospites o motius raonables per considerar que podrien estar relacionats amb el blanqueig de capitals o el finançament del terrorisme. Aquest escrit s'ha de fer seguint unes instruccions i presentar-se omplint el formulari previst a aquest efecte.
Mesures restrictives
Els subjectes obligats s'han d'assegurar que cap de les persones amb les que mantenen algun tipus de relació de negoci apareixen a la Llista de les Nacions Unides. Llistes que són públiques amb la finalitat de que tothom pugui complir amb les mesures restrictives que s'hi deriven.
Aquestes mesures restrictives s'han d'aplicar de maner ràpida i eficaç per tal de que l'esforç dirigit a combatre el terrorisme i el seu finançament i el finançament d'armes de destrucció massiva sigui efectiu.
A SD COMPLIANCE estem convençuts que una actitud preventiva davant els riscos és molt més eficaç a la llarga que una actitud reactiva. La inversió de temps en desenvolupar els programes de compliment, impartir formació i realitzar les revisions pertinents redueix de forma significativa els riscos econòmics, legals, i el més important de tots ells, el risc reputacional. Per això, posem a la vostra disposició els nostres especialistes i ho fem de manera personalitzada per a cada empresa, tenint en compte l'activitat, els serveis concrets que presta, la tipologia de clients, els recursos de què disposa ... perquè sigui el més eficient per a vosaltres. Compteu amb la nostra col.laboració!